Los que me rodean dicen que soy una persona organizada. Ya he contado varias veces que incluso que han puesto el sobrenombre de Mavi-Kondo. La gente me pide consejos de organización y por ello, te presento las mejores herramientas para la gestión de tus proyectos creativos para que ganes tiempo, ordenes mejor tus ideas y tareas.
Herramientas para la gestión de proyectos
No podemos tener todo en la cabeza. La experiencia nos demuestra que cuando lo intentamos, se nos olvidan las cosas. Por eso, somos afortunados de vivir en el siglo XXI con acceso a internet y multitud de herramientas para la gestión de nuestros proyectos.
La gestión de nuestros proyectos implica varias partes como:
- Inspiración
- Registro de ideas
- Establecimiento de objetivos
- Definir las tareas o acciones que nos llevarán a dichos objetivos
- Agendar nuestras tareas, eventos e hitos importantes.
Por ello, te voy a contar qué herramientas para la gestión de proyectos creativos uso para cada uno de los pasos.
Herramientas para la inspiración de personas creativas
Pinterest: herramienta para gestión de proyectos en la fase de inspiración
Si hay un lugar en el que encontrar inspiración, ese es sin duda Pinterest. Me encanta crear tableros de cada temática, que desde hace algunos años se pueden incluso dividir con secciones interiores.
Yo lo uso para todo tipo de proyectos. Por ejemplo, tengo un tablero enorme de decoración, que me vino genial cuando reformé mi casa. También tengo varios tableros educativos que me ayudan con la inspiración para escribir mis artículos, o algunos tableros de libros y lecturas. Así siempre tengo ideas de qué leer.
Por otra parte, tiene la ventaja de que permite poner algunos tableros en modo privado, por ejemplo, los que uso para recopilar ideas para mis novelas. Ahí meto personajes, paisajes, comidas… todo lo que tenga que ver con el próximo proyecto que quiera escribir.
Canva: herramienta para gestión de proyectos en la fase de inspiración
La herramienta Canva es muy conocida. Sirve para crear diseños de forma sencilla y muchas personas lo utilizan para sus redes sociales. También sirve para crear presentaciones de empresa o educativas. Sin embargo, pocos lo utilizan como vision board.
Por cada nuevo libro que publico creo un tablero de vision board en el que incluyo los colores las tipografías y algunas imágenes que me inspiren para el proyecto. Esto después me ayuda mucho a la hora de diseñar la portada y contarle la idea exacta de lo que tengo en mente al diseñador.
Herramientas para el registro de ideas de tus proyectos creativos
En ocasiones tenemos ideas que no podemos ejecutar en el momento, pero no queremos perderlas. Para ello son útiles las herramientas de gestión de proyectos como Trello o Notion.
Si aún tienes que generar ideas, te conviene leer este artículo con siete técnicas para hacer una lluvia de ideas.
Gestión de ideas en Trello
Ahora te cuento cómo organizo yo mis ideas. En la aplicación Trello tengo un tablero llamado «Contenido del blog» en que separo en cada columna las ideas de artículos para cada una de las categorías de mi blog. Así, luego lo tengo más fácil cuando tengo que llevarlas a cabo, pero eso te lo cuento más abajo.
Gestión de ideas en Notion
Por otro lado, también registro mis ideas de escritura. A veces son cuentos, relatos o ideas más extensas para novelas. En ese caso, me conviene anotarlas en Notion, en donde creo una página por cada idea y pongo todo lo que sé de ella: géneros, personajes, trama, ambientación, conflicto e incluso si tengo algunas escenas claras. Así cuando tengo que escribir, todo está recogido ahí. Lo bueno de este tipo de documentos es que a veces el proceso de generación de ideas lleva meses, y puedes añadir poco a poco lo que vaya surgiendo. Al contrario, si en lugar de usar este tipo de herramientas para la gestión de proyectos creativos lo anotas en un cuaderno tiene inconvenientes:
- No lo encuentras
- No te queda espacio porque anotaste otra idea para otra cosa a continuación
- Lo tienes anotado en dos o tres sitios diferentes y te cuesta tener una visión de conjunto.
Herramientas para la gestión de proyectos: establecimiento de objetivos
Establecimiento de objetivos a largo plazo a través de Notion
En la página de inicio de mi Notion tengo un apartado que se llama Visión. En él incluyo el acceso directo a cuatro páginas que me mantienen en el camino que quiero recorrer. Es decir, me ayudan a cumplir mis objetivos a largo plazo. Son:
- Metas: objetivos a largo plazo. No son mis objetivos anuales, sino aquello que deseo alcanzar en mi vida. Me lleva a mi «yo futuro».
- Mi foco: los elementos centrales de aquello a lo que aspiro, para evitar distracciones que surgen por el camino. Es el vínculo entre el presente y el futuro.
- Mi perfil: Es una amanera sencilla de definirme que uso para todas mis redes sociales y actualizo en función de mi «yo presente».
- Mi biografía: Me ayuda a valorar lo que he conseguido por el camino y a tener los datos a mano por si los necesito. Me conecta con mi «yo pasado».
Definir las tareas o acciones que nos llevarán a dichos objetivos
En este caso te voy a recomendar establecer metas realistas, porque de lo contrario te acabarás frustrando. yo establezco unos cuatro objetivos mensuales y luego para cumplirlos me aseguro de que se conviertan en tareas. En esta parte es en la que de nuevo regreso a Trello.
Trello es la herramientas de gestión de proyectos que más me gusta para tener claras mis tareas. Uso el método Kanban. Es decir: creo listado de tareas que muevo en función del estado en que se encuentran. Yo uso las siguientes categorías:
- Pendiente
- En Progreso
- Hecho
Si recuerdas, anteriormente he dicho que cuando tengo ideas para artículos del blog los anoto en un tablero de ideas de contenido. Cuando realizo mi plan de contenidos para el blog, muevo esas tarjetas de ideas al tablero en la casilla pendientes y les pongo una fechar de ejecución, de forma de mis ideas pasan a ser tareas.
Herramientas para la creación de contenidos
En lo referente a la creación de contenidos relacionados con nuestro proyecto creativo, hay herramientas que nos permitirán generar toda la documentación necesaria. Si bien hay personas que incluyen toda su documentación en Notion, yo prefiero usar la aplicación Google Drive. Es como tener un escritorio virtual en el que tengo todo mi contenido organizado en carpetas. En ellas puedo tener diferentes tipos de archivos como documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, formularios, imágenes, dibujos o mapas conceptuales.
Por ejemplo, en Drive escribo y guardo:
- todas las newsletters que escribo a mis suscriptores
- los borradores de mis novelas y todas las versiones posteriores
- mis libros de no ficción
- las colaboraciones con otros blogs o plataformas
- documentación de los cursos de formación
- bases de datos de ventas, costes de producción, inventario, etc.
- mis documentos personales
No obstante, no todos los proyectos requieren exclusivamente documentos, sino que tienen imágenes y vídeos. En estos casos, estas son las herramientas de gestión de proyectos que recomiendo:
- Adobe Photoshop: edición compleja de fotografía e imágenes.
- Canva: edición básica de imágenes, fotografías y vídeos.
- Youcut: edición sencilla de vídeos.
- Adobe Premiere: edición compleja de vídeos.
- Pexels, Unsplash, Pixabay y Archangel para encontrar imágenes de libre uso.
Herramientas para la gestión de proyectos creativos: agenda
Para agendar nuestras tareas, eventos e hitos importantes existen muchos tipos de herramientas o aplicaciones que nos pueden servir. En este caso, también puede servir una agenda en papel. Sin embargo, te recomiendo el uso de un calendario que disponga de notificaciones porque así, no se te escapará nada.
Por ejemplo, yo llevo años usando Google Calendar, no solo para mi proyecto editorial, sino también para mi vida personal y familiar.
Conclusión
Espero que este artículo te proporcione suficientes herramientas para la gestión de proyectos creativos, personales o empresariales de cualquier tipo.
Déjame tu opinión, dudas y sugerencias en los comentarios. También puedes seguirme en redes sociales. Estas son mis cuentas en Instagram, Pinterest y Twitter. ¡Y ahora también en Twitch! Si además, eres lector empedernido, puedes seguirme en GoodReads. Finalmente, suscríbete para tener contenido exclusivo y recibe un regalo de bienvenida.
Gracias por leerme.
Foto: Jopwell en Pexels.
